「仕事はきちんとしているのに、なぜか信用されない」
「ホームページから問い合わせは来るが、商談につながらない」

もし少しでも心当たりがあるなら、“メールアドレス”が原因になっているかもしれません。

最近の建築会社では、立派な自社ホームページを持ちながら、連絡先のメールアドレスがフリーメール（Gmail等）やプロバイダーのままというケースをよく見かけます。実はこれ、社長が思っている以上に会社の信用や取引判断に影響しています。

取引先や元請け、設計事務所、法人顧客は、メールアドレスも含めて「この会社は大丈夫か？」を無意識に見ています。現場の腕や実績とは関係なく、入口の印象だけで判断されてしまうことも少なくありません。

とはいえ、

  • 今さら変えるのは面倒そうだ
  • メールが止まったら現場に影響が出る

そう感じるのも、社長として当然です。そこで今回の話では、

  • なぜ独自ドメインがあるのにフリーメールを使い続ける建築会社が多いのか
  • 使い続けることで起きやすい“見えないリスク”
  • 現場を止めずに、無理なく移行するための注意点

こうした内容を、IT用語を極力使わず、経営と現場の視点で解説します。

「まだ大丈夫」ではなく、「何かあってからでは遅い」のが、メール環境です。数年後に後悔しないために、ぜひ一度立ち止まって読んでみてください。

なぜ独自ドメインがあるのに、別ドメインのメールを使うのか

1．「昔から使っている」

  • 創業当初にプロバイダー契約と一緒にメールを使い始めた
  • 名刺・取引先・帳票・Web登録先に広く浸透している
  • 変更時の連絡・切替作業が面倒／怖い

2．IT担当者がいない

  • 独自ドメインメールの設定が難しそう
  • 「ホームページとメールは別物」という認識がある
  • トラブル時の対応が不安

3．コスト意識

  • 「フリーメールは無料」「プロバイダーメールは込み」
  • メールにお金をかける価値を感じていない

4．信頼性・安定性への誤解

  • 大手プロバイダーやGoogleの方が落ちない（止まらない）
  • 自社サーバー＝不安定、というイメージ

フリーメール・プロバイダーメールを使い続けるメリット

  • 初期費用がほぼ不要
  • 設定が簡単
  • スマホ・PCで即使える
  • サーバー管理が不要

このメリットは、特に個人事業主や創業直後には合理的な選択です。

フリーメール・プロバイダーメールを使い続けるデメリット

1．企業としての信頼性低下

取引を考えている法人や個人から見ると

  • なぜ独自ドメインがあるのに使っていない？
  • セキュリティ意識が低そう

BtoBでは特にマイナス評価になりやすいと言えます。

2．なりすまし・詐欺対策が弱い

  • メール送信元の身元確認を自社名義で管理できない
  • フィッシング被害時にブランドを守りにくい

昨今増加傾向にある「なりすまし」。詐欺に使われてしまう可能性が高いです。

3．人の入れ替わりに弱い

  • 退職者のメール管理が曖昧になりがち（退職しても削除されていないままとか）
  • アカウントの私物化リスク（会社でキチンと管理できていない）

4．拡張性・統制の限界

  • メーリングリスト管理が弱い
  • 部署別のメールアドレスが作りづらい
  • ログ管理・監査対応が困難

5．将来的な「変更コスト」が増大

利用年数が長いほど（長くなるほど）

  • 変更＝業務リスクが増える
  • 社外への影響が大きくなる

将来的な視点で見た「最適な方法」

結論から言いますと、

独自ドメイン × クラウドメールサービス

この組み合わせが最適解です。

この方法のメリットは、

  • 企業としての信用力向上
  • セキュリティ対策が可能
  • 退職・異動時の管理が簡単
  • メール以外（カレンダー、共有、管理）も拡張可能
  • 月額数百円～で実現可能

無理なく移行するためのポイント

フリーメールを「完全に捨てなくてもよい」現実的な運用

移行に不安がある企業向けの段階的対応は次のとおりです。

  1. メールアドレス変更についての公式連絡
  2. 名刺やWebは独自ドメインに変更
  3. フリーメールは「バックアップ」「個人用」「緊急時用」として活用
  4. 一定期間はフリーメールから変更先メールへの転送設定を併用

ポイントは「一気に切り替えない」のが成功のコツです。

独自ドメインメールへ移行する際の注意点

1．いきなり切り替えない（最重要）

  • ある日突然メールが届かなくなる
  • 取引先から「送ったのに返事がない」と言われる

こうした失敗が起こりやすいです。

そのための対策として

  • 必ず並行運用期間を設ける（1～3か月）
  • 旧メール　→　新メールへ自動転送
  • 社外向けには段階的に周知

「完全切替日は最後に決める」のがスムーズに進むコツです。

2．新メールサーバーへの切り替えは「お休み」のときに

旧メールから新メールへの切り替えですが、技術的なことで「切り替えた！→すぐに変わる」ということができません。切り変わるまでに短くても数時間は必要。

そのため、切り替えるのは

  • 業務がお休みのタイミング（お盆休みや年末年始）
  • 夜間
  • 週末

こういうタイミングが安心して余裕を持ってできます。

3．迷惑メールにならない設定

技術的なことですが、正しく設定しないと自社から送信したメールが送信元で全部「迷惑メール」になってしまいます。

特に、グーグルやマイクロソフトのドメインを使っている相手さんにメールを送信するときは重要になります（すぐに迷惑メールに振り分けられます）。

以下に、最低限必要な設定について記載しておきます。

  • SPF：送信サーバーを宣言
  • DKIM：電子署名
  • DMARC：なりすまし対策ポリシー

独自ドメインを取得された担当者やホームページ制作会社の担当なら、この内容がわかりますので、最低限の設定を忘れないように念押ししてください。

4．Webフォーム・システム連携の見落とし

  • 見積もりサイトからの問い合わせ連絡
  • 勤怠、会計などのシステムから通知先
  • ワンタイムパスワードの通知先

こうしたことで、メールを使っていることが増えています。旧メールアドレスが使われている部分を棚卸して、新メールアドレスへの変更ミスや漏れ、見落としが発生しないようにしましょう。

5．名刺・署名・Web表記の一斉更新

切替日以降は

  • 名刺
  • メール署名
  • ホームページ
  • PDF資料
  • 見積り書

のメールアドレスを統一しましょう。

メールアドレスは「企業の顔」です。表記が混在すると信用低下につながります。

6．社員・利用者への事前教育

事前教育を怠ると、発生しやすいトラブル

  • ログインできない（メールアドレス変わったからね～）
  • スマホで送受信できない（メールアドレス変わったんだよ！）
  • 「前のメールに戻したい」（今さら無理です！）

こうならないための対策として

  • 簡単な操作マニュアル（1～2枚）を作って渡しておく　→　絶対に一度は読むように念押し
  • スマホ設定は事前に実施しておく　→　絶対に「前日までにやって！」
  • 初日は問い合わせ対応者を決める（コレ、重要！）

7．退職者・共有アドレスの整理

コレ、めちゃくちゃ大事です。

移行は「整理のチャンス」です。

  • 使われていないアドレスを削除する
  • 個人私物化されたメールは削除する（または、無効化）

メールアドレスは、

  • 不要アドレスは作らない
  • スタッフ共有アドレス（info@ 等）は必ず会社管理にする（私物化させない！）

退職者のメールアドレスは「基本削除」ですが、もし、退職者が残したメールの内容が必要な場合は、パスワードを変更して退職者が使えないようにしておきましょう。

8．フリーメールをすぐ捨てない

旧アドレスは、すぐに削除して捨てないでください。

取引先によっては連絡していても、旧アドレスへ送ってくる人がいます。そのため、旧アドレスは「新アドレスへの転送専用」として置いておくのでもOK。

短くても、半年～1年は旧アドレスを置いておきましょう。

9．バックアップとログの確認

新アドレスへの移行前に、必ず旧アドレスの内容をバックアップしてきましょう。

バックアップしておかないと、

  • 過去メールの保全
  • 証跡としての保存

が出来なくなるので、取引先やお客様とのやりとりがわからなくなります。

さいごに

旧アドレスから新アドレスへの移行は「技術的な切り替え」よりも「人と業務の切り替え」が難しいです。

メールアドレスの移行は「IT作業」ですが、移行の失敗の原因は

  • 連絡不足
  • 周知不足

だからこそ余裕のあるスケジュールと段取りで行ってください。5年、10年先を見ると信用に影響しますので、今のうちにやっておくのが安心です。