「社内システムが複雑すぎて、誰も全体像を説明できない」
こうした状態に悩んでいる会社は少なくありません。これまでシステム開発業界で仕事をしてきた40年を振り返り、令和の時代を迎えても、こうした状態に悩んでいる会社は無くなっていません。
例えば、
- 機能は増え続けている（機能追加の繰り返し）
- 例外処理が多すぎる（機能追加しても多いまま）
- 一部の担当者しか分からない（辞めたり休んだりしたら･･･）
- 変更しようとすると誰も触りたがらない（実はベンダーも触りたがらない）
その結果、改善どころか “触れない存在” になっている。
しかし多くの場合、こうした問題の原因はシステムやツールの古さではありません。本当の原因は、構造が整理されないまま積み重なってきたことにあります。
社内システムが複雑になる本当の理由
機能が多いから複雑なのではありません
よくある誤解は、「機能が多いから複雑なんだ！」という話です。
しかし実際には、機能が多くても整理されていれば問題は起きません（経験から言い切れます）。
直面している複雑さの正体は、
- 判断の流れが見えない
- 例外がルール化されていない
- 責任の範囲が曖昧
といった業務構造の混乱なんです。
例外対応の積み重ねが構造を壊す
社内のシステムは、たいてい善意で拡張されます。
- 「この部署にも必要」
- 「この取引先だけ特別対応」
- 「このケースは手作業で」
一つ一つは合理的です。しかしその積み重ねが、シンプルに上手く動いていた構造を壊していきます。
そして気づいたときには、
- どこを変えると何が影響するのか分からない
- データの整合性が取れない
- 二重入力が発生している
という状態になります。
誰も全体像を説明できなくなったとき、危険信号が出ている
もし今、「このシステムの全体構造を説明できますか？」と私が御社に質問したとき、即答できる人がいないなら、危険信号が点滅している段階です。
昔からあることですが、複雑化は、見えなくなった瞬間に加速します。
最後には、御社の担当者だけではなく、システム導入しているベンダーですら全体構造を説明できない状態になります。
社内システム改善でやってはいけないこと
いきなり新システムへ刷新する
複雑だから作り直す。気持ちは大変よくわかります。
しかし、一見正しそうな考えですが、構造が整理されないまま入れ替えると「同じ複雑さが再現」されます。
「新しくしたのに使いにくくなった」「新しくしたのに前と変わらない」
こういう話、別の会社さんで聞くことがあると思います。整理せずに入れ替えてしまった結果です。
ベンダーに設計を丸投げする
ベンダーはシステムやツールを作って提供する専門家です。
しかし、御社の業務に精通した専門家ではありません。
- 業務の本質
- 例外の意味
- 組織特有の判断
御社でないとわからないことは把握できていません。
設計を丸投げすると、ベンダーが得意とするシステムやツールに合わせた構造になります。
※自社の構造や流れを全部リセットして、ベンダーが得意とするシステムやツールに合わせるというのなら、ベンダーへ丸投げしても問題ありません。海外の会社では、こういう考え方で進めているところも実際にあります。
「現場が慣れれば解決する」と考える
定着しない原因を “慣れ” にすると、本質的な問題は残ります。
問題は操作性ではなく、設計思想のズレだからです。
社内システムを立て直す正しい改善方法【3ステップ】
Step1：全体像を可視化する
まずやるべきは、システムやツールを触ること、入れ替えることではありません。
- 業務の流れを書き出す
- どこで判断が発生しているか整理する
- 例外を洗い出す
これだけで、構造の歪みが見えてきます。「見える化」と呼ばれる部分です。
Step2：複雑さの原因を分類する
複雑さは主に3種類に分類できます。
- 機能過多
- 例外過多
- 属人化
原因を分類できれば、対処方法は自ずと絞れます。
Step3：小さく分離し、判断できる構造に戻す
重要なのは、一気に何かをしないこと。
まずは、
- 不要な例外を削る
- 重複機能を整理する
- 判断基準を明確にする（誰が見ても理解できる状態）
「説明できる単位」まで分解します。
改善とは、足すことではなく削ることから始まります。
こんな状態になっていませんか？
- 全体構造を説明できる人がいない
- 改修のたびに想定外が起きる
- システムを触ること自体が怖い
- 何を残して何を変えるか決められない
もし3つ以上当てはまるなら、問題はシステムではなく「構造設計」にあると言えます。
改善のゴールは“最新化”ではなく“説明できる状態”
多くの会社が誤解しています。多くの会社が改善のゴールとするのは、
- 最新システム（最新という響きは気分がよい）
- 高機能化（すごくよくなる気がする）
- 完全自動化（時代の流れに乗っている）
でも実際は、こういうのがゴールではありません。
本当のゴールは、
誰が見ても構造を説明できる状態
ここに戻せなければ、再び複雑化します。
さいごに
社内システムが複雑になる理由は、技術の問題ではなく判断と構造の未整理です。
そして、改善方法の第一歩は「作り直すことではなく、構造を可視化すること」です。
もし今、
- 触れないシステムになっている
- どこから手を付けるべきか分からない
- 作り直すべきか迷っている
なら、まずは全体像の整理から始めるべきです。
システムは変えられます。しかし構造を整理しなければ、何度でも同じ状態に戻ります。
作り直す前に、構造を整理しませんか？
多くの会社が、
- システムやツールを入れ替える
- ベンダーを変える
- 追加開発をする
という選択をします。しかし本当に必要なのは、
「何を変え、何を変えないか」を決めることです。
私は、これまで40年の現場経験と技術を使って、ブラックボックス化した業務構造を紐解き、
- 触っていい部分
- 触ってはいけない部分
- 本当に変えるべき部分
を整理する支援を行っています。
いきなりシステムを触ることはありません。ツールを入れ替える提案をすることもありません。
まずは、今の構造を一緒に可視化するところから始めます。
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※現場改善のみのご相談はお受けしていません。