「社内のデジタル化を進めましょう。」
このような話が新聞やネットニュースから伝わっています。少なからず影響を受けますから、自社でも何かやった方が良いかも？
こんな風に考えておられる企業の経営者や担当部署の方も増えていると思います。
デジタル化の進め方
デジタル化を進めるためには、次のステップに沿って行動するとハズしません。
ステップ1：現状把握
業務の流れを「見える化」します。そして「見える化」したら、「紙」「手作業」で処理している部分（いわゆる「アナログ」）を見つけます。
ここでのポイントは、
- いつ（行動のきっかけ）→トリガー
- 誰が
- 何を
- どのように
- 誰のために（何のために）→行動には目的があります
処理しているのかを明確にすることです。
ステップ2：優先順位の決定
見える化の中から課題を洗い出して、対処の優先順位を付けます。
- 今すぐ何とかしないといけないこと
- 1年以内に何とかしないといけないこと
- そのうちやらないといけないよね
- 今のままでヨシ
大雑把ですが、この4つに分類して優先順位が付けられるはずです。
ステップ3：本当にデジタル化するの？
優先順位の高い課題から順に、「本当にデジタル化が必要なのかどうか」を判断します。
業務の改善としては「何とかしないといけない」けれど、その「何とか」の方法が「デジタル化」ではないケースも多々あります。
よくある間違い事例としては、
- 課題を解決したい
- よし！デジタル化だ！
- ツールを選んで導入～
導入後に現場を見ると「デジタルツールを使っているけれど課題はそのまま」ということもあります。
ステップ4：デジタル化が必要！
必要と判断できたら、
- ツール選定
- システム選定
- ベンダー選定
こうした行動に移ります。
必要と判断していないタイミングで、選定を行ってはいけません。先に選定からスタートすると「導入すること」が必須条件になり、「デジタルしなくてもいい」という判断ができなくなります。
ステップ5：目標と結果のチェック
デジタル化を進める場合、「どれくらいの効果が期待できるのか」を予測しておきます。
あくまでも「予測」ですから、ピッタリと一致することはありませんが、何らかの目標を設定しておかないとデジタル化が「良かったのか、良くなかったのか」判断できなくなります。
自動化のポイント
デジタル化というと「自動化したい！」という要望が出てきます。
業務の自動化を進めるためには、デジタル化のステップ1で行った「見える化」が重要になってきます。
見える化の中で、「定型作業」になっている部分を見つけることで、そこから自動化を進めることができます。
自動化のスタートは「定型作業」から始めてください。その方が効果も感じやすいです。
- 例外処理
- 特定取引先だけの優遇処理
- 気分で変わる処理
- 人によって変わる処理
こういうのは、自動化には向いていません。できない訳ではありませんが、「やる」となると定型ではない処理を分解・整理・判断・再構成するという経験値が求められます。
さいごに
デジタル化は「必須」という流れが強いですが、「必須」ではありません。人がやった方がスムーズに進むなら「そのまま」で良いです。
本当の意味でデジタル化が効果を発揮するのは、今回お話した基本ステップを通して「デジタル化が必要」と判断した処理だけです。