中小企業様からご相談いただく内容のほとんどは「作業が属人化している」こと。
デジタル化やIT化、DX化を進めているけれど、属人化している部分を把握できない。または属人化している部分をなくせない。
そのため、結局は手間が増えている、以前と変わらない、このようなことをお聞きします。
誰がどのファイルを編集してるかわからない・・・
例えば、中小企業様でもっとも使われているExcel。複数人がそれぞれExcelを使って業務を進めているけれど、
- 誰がどのファイルを編集しているのかわからない
- 誰がどのタイミングで修正しているのかわからない
- どういう順序で入力された内容を使っているのかわからない
他にもありますが「わからない」ことが多いのです。
これではいくらデジタル化・IT化、さらにはDX化を推進しようにも「属人化」しているので、スムーズに進めることができません。
建設業や製造業のお客様でも同じ悩みがありました
私がサポートさせていただいている建設業や製造業様でも同じ悩みがありました。
たしかに現場業務（建設現場や製造現場）は動いているのですが、管理や進捗という部分になると属人化しすぎていて「他の人だとわからない」ことが多い。そのため、
- 〇〇さんが休むと進まない
- 〇〇さんが居ないとわからない
- 〇〇さんの仕事が滞ると経営者が資料を見られない
こんなことが発生していました。たしかに現場の業務は動いているのです。しかし、「収益に深く関わる業務」はスムーズに進んでいないままなのです。
なぜ属人化が生まれるのか
どうして、こうした属人化が生まれるのでしょう。多くの場合、デジタル化・IT化・DX化以前の問題だったりします。
これまでの経験から見るに、多くの場合は「〇〇さんルール」が作り上げた「〇〇さんしかわからないExcel」の存在だったります。
この属人化したExcelが社内に複数存在すると、、、ご想像どおりスムーズに業務は進みません。
だって「〇〇さん」しか、それぞれのExcelの全容がわからないのですから、他の担当者は細切れになった部分だけを何とか理解して入力や編集をすることになるからです。
私が実践した3つの改善策
- 全容が見えるようにする
- 情報の発生場所とタイミングをつかむ
- 各担当者の役割を明確化する
これら3つの改善策を実践し、実践に合わせてExcelを再構築することで属人化を軽減しつつ、関係者が安心して活用できる「社内業務専用Excel」に生まれ変わりました。
さいごに
何人で回しているのかわからない。どんなことをやっているのかわからない。属人化しているExcelを使っている中小企業様の場合、最初の一歩は ”全容の見える化” からです。
とは言っても、社内に情報システム部はいないし、、、という会社さんも多いはずです。もし外部の専門家へ依頼することも検討されているのなら、ぜひヒビノシステムまでご相談ください。